준법감사설정
준법감사는 회사 내 규정 또는 법령으로 정한 회사 경비 지출 업무에 필요한 감사 규정을 준수하도록 보조하는 업무입니다.
일반적으로 회사는 내부에 지출 규정을 정의하고 직원에게 공지, 준수하도록 가이드합니다. 모든 직원이 회사 규정을 모두 숙지하고 경비 정산하는 것이 바람직하나, 신규 직원이나 경비 정산 업무가 빈번하지 않은 직원은 매번 규정을 확인하고 정산하는 것이 매우 번거로운 일일 수밖에 없으며, 규정을 확인하지 않고 경비 정산 시 규정을 위배하여 결의서는 반려하여 재정산하는 등 눈에 보이지 않는 비용(cost)가 증가하게 됩니다.
이러한 내부 준법 감사 업무를 보조하기 위해서 비즈플레는 여러가지 준법 감사 기능을 제공합니다.
경비 지출 업무 특성 상 일부 계정, 일정 금액, 주말 사용 등 특수한 상황에서 필요 시 감사팀, 재무팀, 대표이사 등 결재선에 추가가 되어야 하는 경우 설정을 통해서 사용할 수 있습니다. 일반적으로 직원들은 내부 규정에 따라 결재선은 스스로 추가/삭제하여 상신하지만 직원이 많고 규정을 일일이 확인이 어려운 직원들을 위해서 자동으로 추가해 줌으로써 결재선 규정을 준수할 수 있도록 보조해 줄 수 있는 기능입니다.
"A회사는 경비 정산은 매월 5일까지 전월 경비를 정산 업무를 마치도록 가이드하고 있습니다. 5일까지 정산된 내역에 대해서 10일까지 조정기간을 거치고, 매월 15일 해당 비용을 정산 지급합니다. "
위와 같은 상황에서 직원들이 5일까지 전월 경비를 정산하고, 10일까지 조정하는 과정에서 지속적으로 전월 경비를 정산 신청하는 업무를 제한할 필요가 있습니다. 이런 경우 일자별 업무 제한 기능을 통해서 특정 일장 영수증에 대해서 신규 작성, 결의서 상신등의 업무를 제한할 수 있습니다.
비즈플레이 주식회사는 회사 내부 규정에 아래와 같은 지출 규정이 있습니다.
- 1.야근 식대는 1일 / 1회 8,000원 한도 내에서 사용해야 합니다.
- 2.업무 택시는 23시 이후 결제분만 인정합니다.
- 3.팀 커뮤니케이션은 월 1회 / 1인당 30,000원 한도 내에서 사용해야 합니다.
위와 같은 규정을 준수하기 위해서는 직원이 규정을 인지하고 사용해야 하며, 잔여 한도 등은 알고 있어야 경비 정산 업무에 오류를 줄일 수 있습니다.
카드 거래의 부가가치세는 가맹점 단말기에서 생성되어 카드사를 통해 비즈플레이에 전송됩니다. 이러한 부가세를 가맹점 단말기 설정에 따라 생성되므로 국세청에 등록된 가맹점의 과세유형과 부가세가 다른 경우가 종종 있어서, 비즈플레이는 부가세 자동 계산 기능을 제공합니다.
외화 현금 지출 시 환율 변동에 따른 환차가 발생하여 회사 또는 직원 어느 한쪽에 이익(?)으로 작용하는 경우가 있습니다. 이러한 경우 기준이 모호하면 분쟁(?)이 발생하는 경우가 종종이 있기에 비즈플레이는 외화 환율 기준을 설정하여 외화 지출 영수증에 대해서 공정하게 정산하도록 안내 드립니다.
계정은 비즈플레이 환경설정 > 용도에 해당하는 항목입니다. 용도는 회사의 경비 지출 목적에 따라 다양하게 등록하여 사용 가능합니다. 그러나, 아래와 같은 예외 사항이 발생합니다.
- 1.모든 직원이 광고홍보비, 기자재구입비 등을 사용할 필요는 없습니다.
- 2.모든 직원이 행사비를 지출하지 않습니다.
- 3.모든 직원이 대표이사 접대비를 사용하지 않습니다.
- 4.사무직원과 현장 직원이 사용하는 계정이 다릅니다.
- 5.대외 활동 직원만 사용해야하는 계정이 있습니다.
위와 같이 업무/직무/채용 특성에 따라서 사용가능한 계정이 다를 수 있습니다. 모든 직원이 본인이 사용할 수 있는 계정을 알고, 규정을 숙지하고 있다면 다행이지만 일반적으로 모든 직원 회계 업무적 지식을 보유하고 있는 것은 아니므로 쉽지 않은 문제입니다.
코스트센터는 회사 비용의 원가 부서를 결정하는 것이므로, 해당 원가를 사용할 수 있는 권한은 반드시 정의되어야하고, 이는 시스템적으로 통제가되어야 합니다.
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