예산관리를 위한 몇가지 Tip

비즈플레이는 경비지출에 대한 관리를 예산솔루션과 연계하여 같이 이용할 수 있습니다. 이 예산솔루션은 비즈플레이에서 제공하는 예산관리, 예산관리Pro APP 이외에도 SAP, ERP에서 제공하는 예산 솔루션일 수 있습니다. 이번에는 이러한 예산관리 솔루션과 연계하였을 때 우리 회사에서 유용하게 설정할 수 있는 부분에 대한 설명을 드리려 합니다.

아래의 케이스별로 해당하는 부분을 참고하여 설정할 수 있습니다.

Case1. 금액을 조정하여 예산금액 반영이 필요할 때

입력항목 **'신청금액'**을 사용하면 예산에 반영될 금액을 조정할 수 있습니다.

영수증 금액만큼 일괄적으로 예산금액을 반영한다면 기본 설정으로도 이용하면 되지만, 금액의 일부분만 인정이 되어서 직원이 결의서를 작성할 때 이에 대한 금액 조정이 필요한 경우에 사용합니다.

  1. 환경설정APP을 실행합니다.

  2. 입력항목설정 > 신청금액을 클릭하여 이동합니다.

  3. 사용설정 버튼을 사용설정ON 으로 변경합니다.

  4. 기타환경설정 > 예산설정을 클릭하여 이동합니다.

  5. 예산집행 구분설정을 신청금액 으로 변경합니다.

Case2. 예산선택에 대한 권한관리가 필요할 때

'그룹별 권한관리' 기능을 이용하여, 용도 또는 부서의 접근권한을 관리할 수 있습니다.

용도, 사업(예산)부서를 기준으로 예산을 집행하는데 이를 직원 별 또는 부서 별로 접근을 제한할 수 있습니다. 그룹별 정책을 설정하여 권한관리가 가능합니다.

용도에 대한 권한을 설정하기

  1. 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.

  2. 권한관리설정 > 그룹 별 용도권한 관리 를 클릭합니다.

  3. 등록 버튼을 클릭하여 권한을 부여할 그룹 단위를 등록합니다.

  4. 용도 버튼을 클릭하여 용도를 추가합니다.

  5. 대상 버튼을 클릭하여 해당 그룹에 접근할 수 있는 직원 또는 부서를 추가합니다.

  6. 등록이 완료되었으면 우측 상단의 사용설정OFF를 클릭하여 ON으로 변경합니다.

예산부서에 대한 권한을 설정하기

  1. 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.

  2. 권한관리설정 > 그룹 별 사업(예산)부서 권한 관리 를 클릭합니다.

  3. 등록 버튼을 클릭하여 권한을 부여할 그룹 단위를 등록합니다.

  4. 예산 버튼을 클릭하여 사업(예산)부서를 추가합니다.

  5. 대상 버튼을 클릭하여 해당 그룹에 접근할 수 있는 직원 또는 부서를 추가합니다.

  6. 등록이 완료되었으면 우측 상단의 사용설정OFF를 클릭하여 ON으로 변경합니다.

Case3. 예산이 반영되는 일자 조정이 필요한 경우

입력항목 '날짜/시간' 설정과 예산설정 기능으로 예산차감일자를 조정할 수 있습니다.

영수증 사용한 날짜 이외에도 사용자가 지정한 날짜로 예산의 반영이 필요한 경우에 설정하는 방법입니다. 해당 케이스는 주로 영수증 작성을 예산담당 및 영수증담당자가 진행하거나 예산의 배정 기간이 반기, 분기, 년 등 넓게 배정이 된 경우에 사용을 합니다. 해당 설정을 사용하면 지출결의서를 작성하는 사람이 예산일자를 조정할 수 있기에 이를 유의해야 하며, 회계시스템과의 연동도 같이 하는 경우 전표일자도 해당 일자를 참조할 수 있도록 설정하는 것이 일반적입니다.

  1. 환경설정APP을 실행합니다.

  2. 입력항목설정 > 날짜/시간을 클릭하여 이동합니다.

  3. 사용설정 버튼을 사용설정ON 으로 변경합니다.

  4. 기본설정을 영수증 사용일자 로 변경합니다.

  5. 기타환경설정 > 예산설정을 클릭하여 이동합니다.

  6. 예산기준일 설정을 입력항목 "날짜/시간"으로 변경합니다.

Case4. 영수증의 공금금액만큼 예산실적의 반영이 필요할 때

예산설정 기능으로 공급금액만큼만 예산실적으로 차감할 수 있습니다.

회사에서 때 부가세액은 제외한 공급금액을 기준으로 예산을 편성하고 배정해 놓을 때 사용할 수 있는 기능입니다.

  1. 환경설정APP을 실행합니다.

  2. 기타환경설정 > 예산설정을 클릭하여 이동합니다.

  3. 예산집행 구분 설정을 공급금액으로 변경합니다.

Case5. 직원 별로 예산부서를 기본입력으로 넣어주기

소속부서 연결 기능으로 디폴트 값을 자동으로 입력해줍니다.

직원이 경비처리를 위하여 영수증 작성 또는 지출결의서를 작성할 때 예산부서에 기본값을 넣어줄 수 있습니다. 일반적으로 예산 변동이 많지 않고 부서별로 예산을 편성하는 경우에 많이 이용합니다. 이를 설정하면 직원 오입력을 방지할 수 있습니다.

  1. **환경설정APP**을 실행합니다.

  2. 기준정보설정 > 사업(예산)부서 를 ****클릭하여 메뉴로 이동합니다.

  3. 연결하고자 하는 **예산부서의 명칭**를 클릭하여 실행합니다.

  4. 소속부서 연결에 부서가져오기 를 클릭합니다.

  5. 연결할 부서를 선택합니다.

  6. 저장 버튼을 클릭합니다.

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