예산관리를 위한 몇가지 Tip

비즈플레이는 경비지출에 대한 관리를 예산솔루션과 연계하여 같이 이용할 수 있습니다. 이 예산솔루션은 비즈플레이에서 제공하는 예산관리, 예산관리Pro APP 이외에도 SAP, ERP에서 제공하는 예산 솔루션일 수 있습니다. 이번에는 이러한 예산관리 솔루션과 연계하였을 때 우리 회사에서 유용하게 설정할 수 있는 부분에 대한 설명을 드리려 합니다.

아래의 케이스별로 해당하는 부분을 참고하여 설정할 수 있습니다.

Case1. 금액을 조정하여 예산금액 반영이 필요할 때

입력항목 **'신청금액'**을 사용하면 예산에 반영될 금액을 조정할 수 있습니다.

영수증 금액만큼 일괄적으로 예산금액을 반영한다면 기본 설정으로도 이용하면 되지만, 금액의 일부분만 인정이 되어서 직원이 결의서를 작성할 때 이에 대한 금액 조정이 필요한 경우에 사용합니다.

1. 환경설정APP을 실행합니다.

2. 입력항목설정 > 신청금액을 클릭하여 이동합니다.

3. 사용설정 버튼을 사용설정ON 으로 변경합니다.

4. 기타환경설정 > 예산설정을 클릭하여 이동합니다.

5. 예산집행 구분설정을 신청금액 으로 변경합니다.

예산집행 구분 설정을 '신청금액'으로 변경합니다.

Case2. 예산선택에 대한 권한관리가 필요할 때

'그룹별 권한관리' 기능을 이용하여, 용도 또는 부서의 접근권한을 관리할 수 있습니다.

용도, 사업(예산)부서를 기준으로 예산을 집행하는데 이를 직원 별 또는 부서 별로 접근을 제한할 수 있습니다. 그룹별 정책을 설정하여 권한관리가 가능합니다.

용도에 대한 권한을 설정하기

1. 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.

2. 권한관리설정 > 그룹 별 용도권한 관리 를 클릭합니다.

3. 등록 버튼을 클릭하여 권한을 부여할 그룹 단위를 등록합니다.

4. 용도 버튼을 클릭하여 용도를 추가합니다.

5. 대상 버튼을 클릭하여 해당 그룹에 접근할 수 있는 직원 또는 부서를 추가합니다.

6. 등록이 완료되었으면 우측 상단의 사용설정OFF를 클릭하여 ON으로 변경합니다.

그룹권한에 부서 대상을 추가할 수 있습니다. 부서를 추가하면 부서이동에도 권한을 재설정할 필요가 없습니다.

예산부서에 대한 권한을 설정하기

1. 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.

2. 권한관리설정 > 그룹 별 사업(예산)부서 권한 관리 를 클릭합니다.

3. 등록 버튼을 클릭하여 권한을 부여할 그룹 단위를 등록합니다.

4. 예산 버튼을 클릭하여 사업(예산)부서를 추가합니다.

5. 대상 버튼을 클릭하여 해당 그룹에 접근할 수 있는 직원 또는 부서를 추가합니다.

6. 등록이 완료되었으면 우측 상단의 사용설정OFF를 클릭하여 ON으로 변경합니다.

우측 상단의 사용설정OFF를 클릭하여 ON으로 변경합니다.

Case3. 예산이 반영되는 일자 조정이 필요한 경우

입력항목 '날짜/시간' 설정과 예산설정 기능으로 예산차감일자를 조정할 수 있습니다.

영수증 사용한 날짜 이외에도 사용자가 지정한 날짜로 예산의 반영이 필요한 경우에 설정하는 방법입니다. 해당 케이스는 주로 영수증 작성을 예산담당 및 영수증담당자가 진행하거나 예산의 배정 기간이 반기, 분기, 년 등 넓게 배정이 된 경우에 사용을 합니다. 해당 설정을 사용하면 지출결의서를 작성하는 사람이 예산일자를 조정할 수 있기에 이를 유의해야 하며, 회계시스템과의 연동도 같이 하는 경우 전표일자도 해당 일자를 참조할 수 있도록 설정하는 것이 일반적입니다.

1. 환경설정APP을 실행합니다.

2. 입력항목설정 > 날짜/시간을 클릭하여 이동합니다.

3. 사용설정 버튼을 사용설정ON 으로 변경합니다.

4. 기본설정을 영수증 사용일자 로 변경합니다.

5. 기타환경설정 > 예산설정을 클릭하여 이동합니다.

6. 예산기준일 설정을 입력항목 "날짜/시간"으로 변경합니다.

예산기준일 설정을 입력항목 "날짜/시간"으로 변경합니다.

Case4. 영수증의 공금금액만큼 예산실적의 반영이 필요할 때

예산설정 기능으로 공급금액만큼만 예산실적으로 차감할 수 있습니다.

회사에서 때 부가세액은 제외한 공급금액을 기준으로 예산을 편성하고 배정해 놓을 때 사용할 수 있는 기능입니다.

1. 환경설정APP을 실행합니다.

2. 기타환경설정 > 예산설정을 클릭하여 이동합니다.

3. 예산집행 구분 설정을 공급금액으로 변경합니다.

예산집행 구분 설정을 공급금액으로 변경합니다.

Case5. 직원 별로 예산부서를 기본입력으로 넣어주기

소속부서 연결 기능으로 디폴트 값을 자동으로 입력해줍니다.

직원이 경비처리를 위하여 영수증 작성 또는 지출결의서를 작성할 때 예산부서에 기본값을 넣어줄 수 있습니다. 일반적으로 예산 변동이 많지 않고 부서별로 예산을 편성하는 경우에 많이 이용합니다. 이를 설정하면 직원 오입력을 방지할 수 있습니다.

1. **환경설정APP**을 실행합니다.

2. 기준정보설정 > 사업(예산)부서 를 ****클릭하여 메뉴로 이동합니다.

3. 연결하고자 하는 **예산부서의 명칭**를 클릭하여 실행합니다.

4. 소속부서 연결에 부서가져오기 를 클릭합니다.

5. 연결할 부서를 선택합니다.

6. 저장 버튼을 클릭합니다.

소속부서 연결기능으로 자동으로 입력해줄 부서를 선택합니다.

법인카드로 불출된 직원 소속부서에 연결된 예산부서가 기본값으로 표시됩니다.