개인형 법인카드 경비처리하기
개인형 법인카드는 회사명의의 법인카드이지만 개인책임형으로 카드를 사용하면 직원의 계좌에서 출금이 됩니다. 이에 직원은 법인카드를 사용한 후 회사로 부터 경비를 청구하며, 청구에 대한 승인 및 지급업무를 회사에서 담당하게 됩니다.
보통의 경우 이러한 일련의 업무를 영수증에 풀을 붙여 처리하거나, 회계 또는 지급담당자가 전체 내역을 수작업으로 관리하며 이에 따른 어려움이 있습니다. 비즈플레이를 이용하게 되면 개인형 법인카드에 대한 전체 지급업무를 수작업 없이 진행할 수 있게 됩니다.

법인카드의 종류

법인카드의 종류는 소유주체, 상환의무에 따라 3종류로 나뉘어 집니다.

공용 법인카드

기업명의법인카드로 무기명 법인카드라고도 합니다. 기업명의로 발급되어 임직원이 공용으로 사용할 수 있도록 발급된 카드를 말합니다. 실제 신용카드를 보면 회사명만 인쇄되어 있을 뿐 일반 신용카드 처럼 개인의 이름은 표시되지 않습니다. 카드 발급시에 임직원이 연대보증인으로 되어 있지 않는 한 사용한 카드대금은 회사가 책임지게 됩니다.

기명식 법인카드

기명식 법인카드라고도 하며 회사에서 신청하여 상환의무가 법인에게 있지만 특정 임직원을 사용자로 지정하여 임직원 성명이 카드에 표기됩니다. 이 카드도 발급 시에 임직원이 연대보증인으로 되어 있지 않는 한 사용한 카드 대금은 회사가 책임지게 됩니다.

개인형 법인카드

법인개별카드라고도 하는 개인형 법인카드는 사용자를 지정하고 사용자 개인이 1차 결제의무를 부담하고 법인이 연대보증하는 형식으로 발급되는 카드입니다. 카드에 기업명과 사용자명이 모두 표시되며 위의 두 카드와 가장 큰 차이점은 1차 결제의무가 사용자에게 있다는 점입니다.

개인형 법인카드 계좌관리

개인형 법인카드는 직원계좌(개인형법인카드 출금계좌)로 환급을 해줘야하는 업무가 필요합니다. 이에 대해서 아래와 같이 지급담당자는 지급계좌를 관리할 수 있습니다.

직원별 계좌 등록하여 관리하기

관리자는 등록된 직원의 지급계좌를 등록하고 관리합니다. 회사에서는 업무편의상 지급계좌를 개인형 법인카드의 출금계좌로 지정하는 경우가 많으며 이는 보통 직원의 급여계좌인 경우가 많습니다.

직원 개별로 등록하기

관리자는 아래와 같은 방법으로 회사에 등록된 직원 목록을 확인할 수 있고 경비지급계좌를 하나씩 등록할 수 있습니다.
  • 경비지급관리APP 를 실행합니다.
  • 지급계좌관리 메뉴로 이동합니다.
  • 수정할 사용자를 검색 후 수정버튼을 클릭합니다.
  • 해당 사용자의 계좌정보를 입력한 후 저장 버튼을 클릭하여 저장합니다.

엑셀파일로 한번에 지급계좌 등록

관리자는 한번에 엑셀파일로 지급계좌를 등록할 수 있습니다. 지급계좌관리 메뉴에서 엑셀 버튼을 눌러 엑셀파일의 양식을 다운로드하고 일괄로 등록이 가능합니다.
  • 엑셀 버튼을 클릭합니다.
  • 엑셀양식 다운로드 버튼을 눌러 엑셀양식을 다운로드합니다.
  • 엑셀양식에 맞추어 직원계좌 정보를 입력 후 파일을 업로드합니다.

직원이 계좌를 선택하거나, 직접입력하게 설정하기

위의 설명처럼 직원 지급계좌를 관리자가 고정으로 설정할 수도 있고 직원이 경비처리과정에서 계좌번호를 선택하거나 직접 기입하게 사용을 설정할 수 있습니다.
  • 환경설정APP 을 클릭하여 실행합니다.
  • 입력항목설정 > 지급계좌 메뉴를 클릭하여 이동합니다.
  • 직원이 경비처리 시에 계좌를 직접선택하게 하려면 입력항목설정ON을 활성화 합니다.
  • 직원이 경비처리 시에 계좌를 직접입력하게 하려면 직접입력을 사용합니다.에 체크합니다.

등록된 직원계좌 외 별도의 입금계좌 설정이 필요할 때

관리자는 직원의 필요에 따라 앞에 설명한 경비지급계좌로 등록된 계좌가 아닌 별도의 입금계좌(제2계좌)를 설정하고 지급처리 할 수 있는 방법이 있습니다. 관리자가 직원의 계좌를 거래처계좌로 등록하고 경비지급하는 방법입니다.
  • 환경설정APP을 실행합니다.
  • 입력항목설정 > 거래처 경로로 이동합니다.
  • 등록버튼을 누른 뒤 거래처 등록창에서 거래처명에 직원의 이름을 기입하고 계좌 추가 합니다.
  • 저장 버튼을 누르면 거래처 등록이 완료됩니다.

개인형 법인카드의 경비지급 프로세스

위와 같이 설정이 완료되었다면 비즈플레이에서 경비지급관리APP을 이용하여 지급계좌에 대한 지급예정내역 확인, 이체파일 생성, 지급상태, 예정일 알림의 업무를 진행할 수 있습니다. 개인형 법인카드의 경비지급 프로세스는 크게 다음과 같습니다.

[직원]사용한 영수증으로 경비처리하기

영수증 작성하기

개인형 법인카드를 사용한 직원은 카드 사용 내역을 확인한 후, 영수증을 작성합니다.
  • 카드영수증 APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 경비를 작성할 영수증을 선택합니다.
  • 용도를 선택합니다.
  • 지급계좌 및 회사에서 설정한 입력항목을 작성합니다.
  • 저장 버튼을 클릭합니다.
입력항목 지급계좌는 회사에서 설정하는 단계에 따라서 다음과 같이 사용자가 사용할 수 있습니다. 법인카드 출금계좌 : 개인형 법인카드인 경우 법인카드 출금계좌를 선택할 수 있습니다. 입력항목 사용자의 지급계좌 : 입력항목 사용자의 직원 지급계좌를 선택할 수 있습니다. 입력항목 거래처의 지급계좌 : 입력항목 거래처의 지급계좌를 선택할 수 있습니다. 직접입력 : 회사관리자가 설정하면 클릭하여 계좌를 직접입력할 수 있습니다.

지출결의서 작성하기

직원은 위의 과정에서 작성된 영수증으로 지출결의서를 작성합니다.
  • 결의할 영수증을 체크합니다.
  • 상단에 결의서 작성 버튼을 클릭합니다.
  • 제목과 내용은 자동으로 입력되며 결의내용을 확인합니다.
  • 결재요청 버튼을 클릭하고 결재선을 선택합니다.

[결재자]지출결의서 결재하기

결재자는 직원이 작성한 지출결의서를 확인하고 결재 처리 할 수 있습니다.
  • 결재함 APP 을 클릭하여 실행합니다.
  • 메뉴에서 개인결재함대기로 이동합니다.
  • 결재대기 상태의 지출결의서를 클릭합니다.
  • 지출결의서 내용을 확인 후 우측 하단의 결재버튼을 선택하여 클릭합니다.

[지급담당자] 지급예정내역확인 및 지급실행하기

지급담당자는 앞의 과정에서 직원이 지출결의서 작성하고 결재자가 결재완료한 경비사용내역을 확인하고 지급예정목록으로 이동시킬 수 있습니다. 또한, 영수증 지급예정 설정 시에 지급예정일자를 함께 설정할 수 있습니다.

지급할 내역 확인 및 지급예정일 설정하기

  • 경비지급관리APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 지급요청내역 메뉴로 클릭하여 이동합니다.
  • 지급할 내역을 확인하여 지급확인 버튼을 클릭합니다.
  • 지급내역에 대한 지급예정일을 클릭합니다.

이체파일 생성 후 지급하기

  • 지급예정내역 메뉴로 클릭하여 이동합니다.
  • 앞서 지급확인한 내역을 확인할 수 있으며, 지급예정일로 조회가 가능합니다.
  • 이체파일생성 버튼을 클릭하여 엑셀 이체파일을 내려받습니다.
  • 인터넷 뱅킹 또는 기타 지급방법으로 이체를 완료합니다.
  • 이체 후 정상이체된 내역에 대해서 지급완료 버튼을 클릭합니다.
일괄적용 기능을 이용하여 여러 건의 지급내역을 일괄로 처리할 수 있습니다.

[지급담당자]이체 후 지급완료 처리하기

지급담당자는 계좌이체를 통해 지급완료된 내역을 비즈플레이에서 지급완료로 전산처리 할 수 있습니다. 또한, 영수증 지급완료 설정 시에 지급일자를 함께 설정할 수 있습니다.
  • 경비지급관리APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 지급예정내역 메뉴를 클릭하여 이동합니다.
  • 지급이 완료된 영수증의 지급완료 버튼을 클릭합니다.
  • 지급완료일자를 설정 후 확인버튼을 클릭합니다.

[직원] 지급상태 및 지급일 확인하기

PC에서 확인하기

지출결의서를 올린 직원은 비즈플레이에서 경비지급상태와 지급일을 확인할 수 있습니다.
  • 카드영수증APP을 실행합니다.
  • 법인카드영수증 메뉴로 이동합니다.
  • 우측상단의 보기설정 아이콘을 [=]클릭합니다.
  • 지급상태, 지급완료일 항목을 선택합니다.
  • 저장버튼을 클릭하여 보기설정항목을 저장합니다.

모바일에서 확인하기

지출결의서를 올린 직원은 모바일 앱에서 경비지급상태와 지급일을 확인할 수 있습니다.
  • 비플법인카드 모바일앱을 실행합니다.
  • MY카드 상단의 리포트 버튼을 실행합니다.
  • 상단의 신청금액을 탭하여 실행합니다.
  • 입금확인을 누르면, 입금이 된 내역과 입금일을 확인할 수 있습니다.
  • 미확인을 누르면, 아직 입금이 되지 않은 내역을 확인할 수 있습니다.
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