직원 한도 설정하기
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회사의 부서, 프로젝트, 예산이 수반되는 경비처리 이외에도 식대, 교통비와 같이 직원 개개인 별 한도 금액을 설정하고 경비처리 시 금액 통제를 할 수 있습니다. 또한 하나의 영수증으로 여러 직원의 경비처리를 한 경우 사용자 분할 기능을 이용해서 직원 별 한도 금액에 준해서 경비처리가 가능합니다.
직원 별 한도 설정을 이용하기 위해서는 몇 가지 환경설정APP에서 설정이 필요로 합니다. 먼저 직원 별로 한도 금액을 설정합니다.
환경설정APP을 실행합니다.
왼쪽 메뉴 기타환경설정을 클릭합니다.
직원 별 한도설정 메뉴를 클릭합니다.
화면에 직원 리스트가 기본으로 제공됩니다.
한도를 설정하려는 직원 우측에 설정 버튼을 클릭합니다.
한도를 부여하려는 용도를 선택합니다.
1회/일/월/분기/반기/연간 등 한도를 부여하려는 기준에 해당 금액을 입력합니다.
저장버튼을 클릭하여 저장합니다.
위와 같이 직원 개별로 한도를 설정할 수 있습니다. 식대, 교통비와 같이 전체 직원 또는 다수의 직원에게 동일한 금액을 부여하는 경우 일괄적용 기능을 이용할 수 있습니다.
직원에게 설정한 한도에 대한 세부설정이 필요합니다. 회사의 경비처리 기준 및 규정에 따라서 다르게 설정이 가능합니다.
환경설정APP을 실행합니다.
왼쪽 메뉴 기타환경설정을 클릭합니다.
직원 별 한도설정 메뉴를 클릭합니다.
경비사용 방법에 따라 다음과 같이 나눠 설정합니다.
영수증 작성까지만 사용하는 회사 : 영수증 작성을 제한합니다에 체크
결의서 작성까지 사용하는 회사 : 결의서 작성을 제한합니다에 체크
저장 버튼을 클릭합니다.
사용설정OFF버튼을 클릭해서 ON으로 활성화합니다.
이제 한도에 대한 세부설정이 완료되었으면 해당 기능을 사용하기 위해서 ON으로 활성화 시킵니다.
환경설정APP을 실행합니다.
왼쪽 메뉴 기타환경설정을 클릭합니다.
직원 별 한도설정 메뉴를 클릭합니다.
사용으로 변경한 후 저장을합니다.
직원 한도와 영수증 분할을 같이 사용하기 위해서는 입력항목 신청금액을 같이 사용해야 합니다. 회사 규정이 하나의 영수증에 여러 직원이 경비처리를 허용하지 않는 경우에는 해당 설정을 이용하실 필요가 없습니다.
환경설정APP을 실행합니다.
왼쪽의 입력항목설정 메뉴를 클릭합니다.
입력항목 '신청금액'를 클릭합니다.
입력항목설정OFF 버튼을 클릭합니다.
사용으로 변경 후 저장버튼을 클릭합니다.
입력항목 '신청금액'은 직원 별 한도, 비플예산관리, 예산관리Pro에 사용하는 입력항목입니다. 경비 입력 시 영수증 금액을 기본으로 입력되어져 있으며, 사용자가 이를 수정하여 경비처리를 할 수 있습니다. 신청금액은 영수증 금액을 초과할 수 없게 끔 기본설정이 되어 있습니다.
영수증 분할 기능 중 사용자분할을 사용하기 위해서는 입력항목의 사용자를 같이 사용해야 합니다.
설정방법은 아래와 같습니다.
환경설정APP을 실행합니다.
왼쪽의 입력항목설정 메뉴를 클릭합니다.
입력항목 '사용자'를 클릭합니다.
입력항목설정OFF 버튼을 클릭합니다.
사용으로 변경 후 저장버튼을 클릭합니다.
직원 별 한도에서 사용하는 용도 별로 '신청금액'과 '사용자' 입력항목을 사용할 수 있습니다.
환경설정APP을 실행합니다.
왼쪽의 입력항목설정 메뉴를 클릭합니다.
입력항목 '용도'를 클릭합니다.
변경하고자 하는 용도의 세부설정을 클릭합니다.
신청금액과 사용자를 ON으로 변경합니다.
이렇게 설정이 완료되었으면 직원이 경비입력 또는 결의서를 작성 할 때 해당 용도에 대한 한도가 설정됩니다.
영수증을 작성할 때 한도 설정이 되어 있는 용도를 선택하면 사용자 부분에 한도금액이 자동으로 출력됩니다. 경비를 작성하는 직원이 아닌 다른 직원이라면 사용자를 클릭하여 변경할 수 있습니다. 표시되는 한도는 직원에게 설정된 가장 작은 금액의 한도가 보여집니다.
신청금액이 직원 한도금액을 초과하는 경우 안내메시지와 함께 영수증 작성을 할 수 없습니다.
식대, 회식, 교통비와 같이 여러 직원이 사용하였지만 하나의 영수증이 발생한 경우 영수증을 분할하여 경비입력을 할 수 있습니다. 이때에도 신청금액을 사용하였다면 직원별 한도 검증도 같이 이루어집니다. 작성방법은 아래와 같습니다.
카드영수증APP을 실행합니다.
작성할 영수증을 선택합니다.
용도를 선택합니다.
같이 경비를 사용한 사용자를 선택합니다.
선택한 사용자를 기준으로 금액이 N분할되며 필요한 경우 금액을 수정합니다.
적용버튼을 클릭합니다.
영수증 분할화면에서 나머지 항목을 입력한 후 저장을 클릭합니다.
결의서를 작성할 때도 직원 별한도를 검증합니다. 영수증 작성할 때와 동일하게 용도를 선택 후 신청금액을 입력하여 결재요청을 하면 됩니다. 결재선을 선택하여 요청하기를 클릭하였을 때 검증합니다.
결재를 요청하면 한도를 검증하며, 초과 시 안내메세지가 출력됩니다.
영수증을 분할해야 하는 경우 먼저 분할하여 경비입력 후 지출결의서를 작성해야 합니다.
결재를 요청하면 한도를 검증하며, 초과 시 안내메세지가 출력됩니다.
우측에 환경설정 아이콘을 클릭합니다.
우측에 사용설정OFF 아이콘을 클릭합니다.
분할 아이콘을 클릭하여 사용자분할을 선택합니다.
